なぜ忙しいのか原因を考える
次から次へと仕事がふってくる・・・１つのタスクが終わって次のタスクに取り掛かろうとしメールを開くとまた新たにメールがたまっている。定時前に仕事を頼まれまた残業確定・・・などそんな毎日が続くとげっそりしてしまいますね。
業務が溜まっていく原因を整理してみましょう。
・自分の仕事が遅い、効率が悪い
・急な欠勤や退職により人数が足りない
・繁忙期による業務量が倍になる場合
・通業の業務以外のことを頼まれる(ルーティンワーク以外の業務やクレーム対応が入るなど）
こんなところでしょうか。上記記載の原因では自分のみで対処できることと他人が絡んでくる外的要因があります。自分の仕事が遅い、処理能力が遅い等は自分の問題なのでこれは個人の努力の問題でしょう。
それ以外の原因、外的要因はどうしようもないよ・・となりがちですがそんなことはありません。どうすれば業務量を解消できるのかを説明していきます。
いらないタスクを絞り出す
まず業務整理をしてみましょう。
①絶対にやらなくてはいけないこと
②自分がやらなくてもいいこと
③やらなくてもいいこと
この３パターンに分けて考えましょう。順に説明していきます。
絶対にやらなくてはいけないこと
これは自分にしかできないことであり部下にも同僚にもお願いできない仕事です。自分の取引先であるなどこれにあたります。また上司となれば決裁権も持つようになりどんどんやるべき業務の範囲が広がっていきます。主に部下には関係のない仕事です。部下には任せられない重要なプロジェクトや取引先の対応ややりとりなどなにか絶対に自分でなければダメな理由がある業務です。
自分がやらなくてもいいこと
自分でなくても他人でもできる業務です。日々のルーティン業務や会社の電話をとる、会議の資料を用意するなど小さなこともこれにあたります。特に営業マンは商談に使用する資料作りをしている場合が多くみんなが同じ作業をして個々に同じようなデータを作っている場合もあります。個人差はあるものの、資料系も誰か一人が作成し全員に共有すれば済む話です。これをやるのは誰とはっきり決まっていない場合は振り分けてしまいましょう。
やらなくてもいいこと
組織にいると当たり前にやっていることも実は不要なことが結構あったりします。例えば会議に呼ばれたとします。しかしこれは本当に会議でわざわざみんなを集めてやる内容なのか？メールの共有だけで済むならメールにしませんか？と改善するのも一つの案です。
ではなぜこの３パターンに整理したのか。その答えは「やらなくていいことをみつけるため」です。
まずはやらないことリストを作ろう
業務を円滑に進めるために、優秀な人は優先順位をつけて仕事をしています。
しかしTODOを立ててもなにか横から新たな業務が入れば計画通りに進めるわけがありません。予定通りに進んだことがあるとするならまだ業務が少なかった頃の新人時代くらいです。社歴を重ねるにつれてできることが積み重なっていきますよね。そう、積み重なりっぱなしなのです。タスクを捨てるという概念がないのです。
特に急に「今日中にお願い」など急ぎの依頼が入ってくると自分の仕事は後回しになるわけです。なのでTODOはあらかじめ予定は７～８割程度にとどめておき２～３割は余力を残しておくのです。自分なりのちょっと余裕があるバージョンのやることリストを作りましょう。これには理由があり真面目な人ほど今日中にやらなくちゃという使命感が強いため、遅くまで仕事をしがちです。
今日決めたことは今日中に終わらせるという真面目さが業務圧迫に直結しているのです。
解決策はさきほどの「②自分がやらなくていいこと」「③やらなくていいこと」は部下に投げるという行動に移しましょう。これは今日からあなたの仕事です。という認識をつけましょう。決して自分がサボるわけではなく、自分の業務に余裕があるのなら「②の自分がやらなくてもいいこと」をフォローすればいいわけです。
そもそも上司ともなれば嫌でも他の仕事が降りてきます。しかし部下は上司が仕事を振らない限り業務量はそこまで増えないのです。こちらから仕事を振るということを意識しましょう。
溜め込むことは精神的にも体力的にもよくないので、あれもこれもTODOリストにはいれずに部下に任せられる仕事を見つけるためにもこれはやらないリストを作りましょう。