1対1で名刺交換する場合
先に名刺を渡すのは基本的には目下の人から先に行います。ビジネスシーンにおいて相手からお金を貰う側が目下になります。
売り手→目下
買い手→目上
では、手順を見ていきましょう。
①名刺を差し出す
名刺は両手で持ち、文字に指がかからないように相手に向けて差し出しましょう。この時目下の人は、目上の人の名刺よりも少し下に名刺を差し出すのがマナーです。もし目上の方が先に名刺を出してきた場合は「申し遅れました」と一言添えて名刺を出しましょう。
②名乗る
「株式会社○○の、営業部の○○と申します。よろしくお願い致します」と社名や部署名、名前を名乗りましょう。
③相手の名刺を受け取る
名刺を受け取る時は「頂戴いたします」と言いながら受け取ります。目上の人が名刺を受け取ってから目下の人が受け取るようにしましょう。
最近では同時に渡す場合が多いですが、自分の名刺は右手で持って差し出し相手の名刺は左手で受け取ります。受け取った名刺にはすぐに右手を添え胸の高さよりも上で持ちましょう。
④名前を確認する
挨拶が終わる前にここで相手の名前を確認しておかないと後で名前がわからなくて名前を呼べないということも起こり得るので、もし相手の名前の漢字が読めない場合は「なんとお読みするのでしょうか？」と名刺交換の場で聞いておきましょう。後から聞く方が失礼にあたります。
複数人で名刺交換する場合
複数人での名刺交換は１対１で交換する場合とは異なります。目下のものからではなく役職が上の人から名刺交換を行います。お互いの上司から名刺交換を行うためここで相手の役職の順番もチェックできます。
人数が多い場合はもたもたしないように人数分の名刺を取り出しておきましょう。あらかじめ名刺の束を名刺入れの蓋の下に入れて準備しておきます。名刺交換をする度に蓋の下にある名刺の束の中から1枚を取り出していきます。
相手から受け取った名刺は名刺入れの上で受け止めます。名刺入れの上で受け取った相手の名刺は、蓋の下にある名刺の束の上に置きます。名刺入れの中にはまだしまってはいけません。
名刺をしまうタイミングは？
座って商談の場合
名刺交換後、商談に入るケースが多いと思います。商談中は名刺をしまってはいけません。自分から見て左側斜め上に置き机の上に並べます。受け取った名刺は名刺入れの上に乗せて置きます。
複数人と名刺交換をした場合は、役職が最も上の人の名刺を名刺入れの上に乗せておき、あとは相手の座る順番に合わせて置きましょう。そうすることで順番通りに置いておけば相手の顔と名前を忘れてしまった場合でもすぐ確認することができます。
名刺をしまうタイミングは？
相手が名刺をしまってから名刺をしまいましょう。名刺をしまうタイミングは場面によって異なるためそこまでデリケートにならなくてもよいでしょう。相手がなかなかしまわない場合は商談が終わって資料などを片すタイミングでしまってもいいでしょう。
名刺交換でやってはいけないことは？
●名刺を切らさない・・・枚数が少なくなってきた時点でストックしておきましょう。
●立って挨拶する・・・名刺交換は必ず立って行いましょう。机の上で行わず、机の横で行います。
●汚れた名刺は使わない・・・汚れた名刺を使うと第一印象も悪くなります。汚れていないか、角が折れていないかをチェックしておきましょう。
●受け取った名刺に相手の目の前でメモしない・・・相手の名刺を汚すことになりますので頂いた名刺に目の前で書き込まないように注意しましょう。
こうして書き出してみると覚えることが多いなと感じてしまいますが、覚えてしまえば一瞬で終わってしまいます。挨拶は短い時間なので印象良く終えるためにもスムーズな名刺交換を行い失礼のないように気配りを心掛けましょう。